Kaizen workshop

Pokud preferujete video spíše než text, podívejte se na krátké youtube video z konference (cca 10 minut), kde popisujeme koncept a náš přístup ke Kaizen workshopu.

O co jde?

Typické akce na zlepšení se dnes vyznačují zásadní změnou struktury, způsobu práce a řízení. Při těchto aktivitách často opustíme i to, co funguje a není tedy divu, že lidé se takových změn obávají. Kaizen workshop je aktivita neustálého zlepšování podnikání (podnikání obecně, ne pouze IT procesů), kdy díky malým postupným, ale neustálým aktivitám (krokům) dosahujeme velmi významných zlepšení. Tato aktivita je opakovaná (vlastně se jedná o změnu způsobu myšlení) a musí vycházet z nejnižší operativní úrovně současně s podporou nejvyššího vedení. Co odlišuje tento workshop od tradičních aktivit zlepšování?

  • Veškeré aktivity provádí a nápady přináší pracovníci z týmů, ne externí specialisté a konzultanti. Lidé, kteří vykonávají danou práci vědí nejlépe, jakým způsobem se práce provádí a kde jsou omezení současného systému.
  • Zahrnujeme rozdílné role, aby všichni pochopili celý systém a abychom se nesnažili sub-optimalizovat jen určitou část procesu.
  • Zaměřujeme se jen na několik největších (ale konkrétních hmatatelných) problémů a jejich dosažitelné řešení, které je možné přijmout/nastartovat nyní. Nejde tedy o obecný celopodnikový audit či jinou formu hodnocení s vágními výstupy.
  • Snažíme se získat angažovanost pracovníků a přesunout na ně vlastnictví změny tím, že řešíme jejich konkrétní problémy. Bez jejich zapojení totiž nemá žádná změna (transformace) naději na úspěch.

Jaká je struktura?

  • Mapování očekávání, vlastnictví, účastníků a identifikace jejich společného cíle.
  • Mapování současného hodnotového toku (nejedná se o „virtuální“ procesní mapu, jak to v organizaci chodí podle představ manažerů).
  • Identifikace problémů, plýtvání, čekání a hledání jejich příčin.
  • Brainstorming možných řešení.
  • Mapování a případná simulace budoucího hodnotového toku.
  • Navržení Kaizen kroků, odpovědností, následujících kroků.

Přínosy

  • Lidé s různými perspektivami (byznys pracovníci, obchodníci, vývojáři, manažeři, provoz a údržba, testeři) jsou synchronizováni.
  • Identifikován společný cíl/vize (často něco jiného než firemní sdělení nazvané vize).
  • Vizualizované problémy v hodnotovém toku (od zákazníkova požadavku k jeho vyřešení, doručení), kde sami účastníci vidí problémy, čekání a plýtvání.
  • Identifikovány příčiny těchto problémů a navržen možný nový stav včetně kroků, jak je dosáhnout.
  • Angažovaný tým lidí, jelikož řešení řeší jejich skutečný problém.

Možné problémy

  • Neexistující společný cíl.
  • Nechuť mapovat současný stav a tím přijít o komentáře ostatních perspektiv dalších účastníků či o odhalení skutečné reality, jak věci děláme („My přece víme, jak to děláme. Máme procesní mapy.“).
  • Snaha o nalezení řešení předtím, než odhalíme skutečné příčiny problémů může vést k hašení symptomů, oddálení dopadů problémů a zvýšení jejich důsledků.

Poznámka: Každý Kaizen workshop je jiný a velmi důležité je jeho vedení, facilitace. Průběh se bude lišit podle toho, jakým konkrétním hodnotovým tokem se zabýváme, zda se jedná o interní aktivitu či je zapojen i zákazník nebo dokonce i zákazník našeho zákazníka, jak různorodé je složení týmu, jak aktivně se zapojují účastníci a nakolik jim manažeři naslouchají (což platí i naopak).